Nu er det bare blevet klart - Interview med en medarbejder

Interview med Signe Gjerding der er medarbejder i et team, der bruger Klartboard

Alle teams i kontoret har holdt ugentlige tavlemøder i ca 3 måneder, da vi beder Signe gøre status. Hvad virker godt, og hvad bøvler.

Hvad er den overordnede status?

Jeg har fået et 100 procent bedre overblik over både mine egne og kollegaernes opgaver. Tidligere brugte jeg Excel til at holde styr på mine opgaver. Det endte ofte lidt rodet og manglede struktur. Nu er det bare blevet klart. Det er jeg glad for.

Hvordan fungerer det i teamet?

For teamet er det blevet bedre og bedre. Vi kom sådan set hurtigt ind i en god gænge, og nu bruger vi det også som opslagsværk mellem tavlemøderne. Til at få indblik i hvad hinanden går og laver og fordelingen af opgaver på tværs. Vores opgaver er meget forskelligartede, og der kan typisk være flere personer og flere fagligheder ind over et projekt eller en vejledning, som vi skal udarbejde. Nu er det let at se fremdriften, og hvem der er i gang. Det tror jeg, vi har stor nytte af. Og det må også give et godt overblik for chefen.

Hvad er det, der er udslagsgivende – kan du komme med konkrete eksempler?
I kontoret er der et stort behov for koordination. Der er ofte flere fagligheder inde over opgaverne, og her fungerer Klartboard bare virkelig godt. I et fælles forløb, hvor flere skal levere forskellige bidrag, kan vi et fælles sted se, hvor langt vi hver især er, og vi kan se, hvis nogen vurderer, at de ikke kan nå fristen.

Du har jo svært ved at skjule din begejstring. Er alle lige så tilfredse som dig?
Selvfølgelig bruger vi det forskelligt. Os, der er meget til struktur, er jo bare hoppet ombord. Vi gjorde det hver især allerede, men nu får vi bare meget mere ud af det. Fordi overblikket er på teamniveau og bliver brugt til konkret handling på tavlemøderne. Jeg tror, at de skeptiske blandt mine kollegaer fandt det fjollet, at vi skulle samles til tavlemøder. Flere spurgte til, hvad det skulle nytte. Her har det hjulpet, at vores chef spillede åbent ud. Vi drøftede formål og bekymringer inden vi gik i gang, og vi blev enige i at give det en chance.

Kan du sige lidt om, hvordan hverdagen er med tavlerne?
Vores tavlemøder kan jeg rigtigt godt lide. Vi starter med et kort kig på ugen der gik, og så kigger vi ind i planen for den kommende uge. Det er en effektiv halv time hver uge. Det fungerer godt. Og jeg oplever ikke, vi bliver taget væk fra vores arbejde.

Jeg bruger måske en halv time om ugen på at oprette og ajourføre opgaver i Klart. I starten brugte jeg mere tid, for vi skulle jo lægge en hel masse ind. Men nu hvor det hele er lagt ind, bruger jeg tiden på at ajourføre og oprette nyt. Min halve time går mere med, at jeg tænker over, hvad jeg skal. Altså, jeg får skabt overblik og lavet en prioriteret plan for ugen. Den tid brugte jeg jo også før, men nu er der rent faktisk en ledelse og et team, der efterspørger det. Vi bruger det jo helt konkret til på tavlemødet at tilpasse planerne. Nogle opgaver bliver flyttet til andre. Nogle frister udskudt, og så er vi gode til lige at aftale at den og den kan få sparring efterfølgende. Det er fedt. Og det giver så meget mening. Og så giver det mig personligt en følelse af belonging. Vi hænger sammen i et team, og jeg kan se mine opgaver og indsats, som en del af et team.

Har du gode råd til andre, der står overfor at skulle i gang?
Gå ind i det med et åbent sind. Gennemsigtigheden er god, fordi vi nemmere kan hjælpe hinanden og føle os som et team. Og så er det bare vigtigt, at alle er klar på at bruge gennemsigtigheden ordentligt. På en god og respektfuld måde.

Og så fik vi heldigvis tid til at lege med systemet i starten. Man skal selvfølgeligt lige lære at finde rundt mellem tavler, teams og mit overblik. Vi har nogle gode superbrugere i kontoret, der har hjulpet. Og faktisk har det været fedt, at Klart er der til at hjælpe. Det smitter virkelig, at I virker som om, I faktisk er optagede af, at det skal virke hos os. Det er ret godt.

Hvis dit team også drømmer om et klart fælles overblik, så grib fat i os.

For at styre skal vi kunne se…