LEAN og procesoptimering - 7 gode råd, der gør en forskel

Procesoptimering skaber værdi når det bliver implementeret klogt

Siden midten af nullerne har Lean og procesoptimering været anvendt som tilgang til effektivisering i administration og service – i offentlige og private organisationer. Mange steder har det medvirket til bemærkelsesværdige succes’er med markant nedbringelse af svartider ud mod kunderne og reducerede omkostninger for virksomhederne.

Samtidigt er Lean og procesoptimering blevet beskyldt for mange onder. Lige fra at Lean reducerer komplicerede og videnstunge processer til pølsefabrikker til, at mange og lange kortlægningsworkshops slet ikke giver en værdi, der står mål med indsatsen.

Egentligt finder vi det ikke så interessant om Lean-bølgen har toppet – eller om Lean har medvirket til nærmest perverse reduktioner af almindelige sund fornuft. Det handler ikke om mode, og enhver vision om forandring til det bedre kan drukne i metodiske fejlgreb, dårlig ledelse og inkompetente konsulenter.

Procesoptimering er fortsat relevant fordi…

• Vi ser mange processer, der i den grad kunne indrettes mere effektivt.
• Vi ser mange procesdesigns, der faktisk er tænkt meget smart – de bliver bare ikke fulgt. Medarbejdere og ledelse gør ikke som aftalt. Af mange gode årsager.
• En effektfuld procesoptimering afhænger i udstrakt grad af, hvordan forandringsprocessen gribes an, og hvilke ændringer der rent faktisk sættes ind med – mere end af om Lean-bogen bliver fulgt til punkt og prikke.

Nogle gode råd, når I skal procesoptimere

1. Udvælg de centrale processer med volumen, så I ender med at påvirke kerneforretningen.
2. Få styr på jeres kortlægningsmetodik, så den er entydig og visuel. Deltagerne i en workshop om procesoptimering skal kunne følge med i kortlægningen på væggen – både i strukturen, og i hvad der rent faktisk står.
3. Facilitering uden ekspertise er skidt – og ekspertise uden facilitering er lige så skidt. I får langt mest ud af både at have styr på, hvordan i professionelt inddrager og skaber positiv deltagelse, og at have det dybdekendskab til forretningen, systemet, kulturen, adfærden, ”hverdagsmekanismerne”, som gør jer i stand til at stoppe op, zoome ind og stille nysgerrige spørgsmål. Det handler om at finde det interessante – der hvor potentialet er. Det er svært alene ved god facilitering uden ekspertise. Eller alene med stor ekspertise uden positiv involvering af hverdagens eksperter – dem der arbejder i processen.
4. Sæt ind med få greb, der sigter på systemiske forandringer. Det vil sige, se på processen som en helhed, og overvej overordnede greb som for eksempel:– Skal sagerne opstartes helt anderledes med screening og straksindhentelse af manglende dokumentation?
   – Skal sager fordeles med træk fremfor skub?
   – Skal sager opdeles i simple kategorier – korte og lange?
   – Skal organiseringen følge sagstyperne – almen-team og special-team?
   – Skal sagerne styres, så de kører igennem på “grøn bølge”?
5. Pointen er, at greb som i ovenstående ofte vedrører større bidder eller hele omkalfatringer af processen og helheden – fremfor enkelte stykvise forbedringer. Og at disse greb skaber langt mere effekt, og er langt nemmere at fastholde, fordi det er nye regimer understøttet af forandringer i form af fysiske eller digitale redskaber, nye teamdannelser, måske et fysisk sted til screeningsteamet, etc. Det er manifeste forandringer, som det er lidt sværere at gå udenom eller rulle tilbage.
6. Brug blitz-formatet til design og implementering af procesoptimering. En blitz er et særdeles velafprøvet format, der grundlæggende handler om at samle relevante medarbejdere og ledere i en fokuseret workshop over 1-3 dage for “at få gjort alt det der skal til for, at den nye proces kan køre fra i morgen”. Det vil fx sige: at få udarbejdet de relevante redskaber, spillerregler og standarder, at få beskrevet nye roller, at få lavet træningsmateriale og få forberedt kick-off for kollegaerne. Altså mange af de elementer, der ofte negligeres i forandringsprocesser, og dermed bliver årsag til, at de super gode visioner og konkrete designs aldrig udmønter sig i ændret adfærd.
7. Følg op, følg op, følg op. Det siger sig selv  … og alligevel bliver det ofte ved de gode intentioner.