Hvordan opretter jeg en ny skabelon til et projekt, forløb, standardproces?

Mange er begejstret for skabelonsfunktionen i Klartboard. En skabelon er et standardforløb eller en standardsproces med givne milepæle, opgaver, frister, etc – og skabeloner kan I den grad medvirke til at fastholde jeres ensartede processer og standarder samt lette jeres arbejde.

Du kan her se, hvordan du opbygger en ny skabelon, som I efterfølgende kan anvende, når I opretter nye forløb/projekter.

Du åbner skabelonsfunktionen sådan her: venstremenuen/skabeloner/opret en ny skabelon

Så åbner skabelonsfunktionen med tre faner:

1. Basis
2. Lukkedage
3. Indhold

Udfyldelse af Basisfanen

1. Giv skabelonen en titel

2. Vælg hvem der skal anvende skabelonen (Personlig/Team/Global)

• • Vælg Personlig, hvis du som admin/superbruger lige vil vente med at frigive skabelonen
  • Vælg Team(et eller flere), hvis kun udvalgte teams skal kunne anvende skabelonen
  • Vælg Global, hvis alle i organisationen skal kunne anvende skabelonen

3. Vælg forløbstype skabelonen skal tilknyttes

• • I kan have flere forløbstyper i organisationen; fx udviklingsprojekter, kundeprojekter og HR-processen

4. Vælg datotyper

• • Skabelonen fungerer kun, hvis der er valgt en datotype som startdato og en datotype som slutdato
  • Startdato og slutdato er default valgt for jer. KUN hvis I har andre datotyper at vælge mellem, kan du ændre disse. 

5. Vælg estimattype

• • Timer er default valgt for jer. KUN relevant at ændre, hvis I specifikt ønsker noget andet.

6. Vælg opgavetype

• • “Opgave” er default valgt for jer. KUN relevant at ændre, hvis I specifikt ønsker noget andet.

7. Tilknyt automatisk fast ansvarlig på milepæle og opgaver

• • Relevant hvis I ønsker, at den der fremover opretter konkret forløb, automatisk skal være ansvarlig på alle milepæle og opgaver.

8. Tilføj noter

• • Relevant hvis forløbene automatisk skal fødes med en note – Fx har vi en kunde, der skriver i noten: “Husk at journalisere…”

Udfyldelse af Lukkedage-fanen

Du kan sætte skabelonen til at beregne frister, så alle nye forløb automatisk fødes med frister for milepæle og opgaver. Derfor skal du i denne fane angive, hvordan lukkedage skal indgå i beregningen.

1. Vælg de dage som en frist ikke må lande på

• • Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med påsken så klik på påskedagene – så er de blevet til lukkedage, og fristen fremskydes til onsdag inden påske
  • Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med en weekend så klik på Weekender, og fristen fremskydes til fredag
  • Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med efterårsferien så definer en Periode

Udfyldelse af Indhold-fanen

Øverst ser du en tidslinje. Den er tom, men i takt med at du definerer faser, milepæle og opgaver – og frister for disse – bliver disse vist på tidslinjen. Default er forløbets varighed – og dermed tidslinjen – sat til 30 dage. Det kan du selv ændre.

1. Opret første milepæl

• • Giv titel
  • Tryk Tilføj fristregler
    • Tilknyt frist til milepælen – fx 10 dage
    • Vælg fristlogikken – fx dage efter startdato
    • Tilføj milepælen til en fase – muligt, hvis du i forvejen har defineret faser (admin/superbruger kan gøre dette i administratorpanelet)

Vi anbefaler, at du med det samme opretter flere milepæle, inden du begynder at tilknytte opgaver.

2. Opret første opgave

• • Marker Opgaver i boksen yderst til venstre
  • Tryk på + ved den milepæl opgaven skal tilknyttes
  • Giv titel
  • Vælg frist + fristlogik
  • Tilføj estimeret tid – altså hvad er normtiden for opgaven, hvis relevant
  • Tilknyt medarbejder(e) – hvis det altid er samme person(er), der udfører opgaven
  • Tilføj note – fx “Husk at …”
  • Tilføj Link

Herefter kan du tilføje flere milepæle og opgaver

3. Definer statusregler for milepæle

• • Marker Statusregler i boksen yderst til venstre
  • Vælg om du vil oprette statusreglerne på tværs af alle milepæle eller pr milepæl

4. Juster rækkefølgen på milepælene og opgaverne

• • Når I har opbygget skabelonen, kan det være relevant at ændre på rækkefølgen af milepæle og tilhørende opgaver. Det gør du ved at trykke i boksen yderst til venstre. Herefter kan du rykke milepæle og opgaver op og ned.