Hvordan opretter jeg en ny skabelon til et projekt, forløb, standardproces?
Mange er begejstret for skabelonsfunktionen i Klartboard. En skabelon er et standardforløb eller en standardsproces med givne milepæle, opgaver, frister, etc – og skabeloner kan I den grad medvirke til at fastholde jeres ensartede processer og standarder samt lette jeres arbejde.
Du kan her se, hvordan du opbygger en ny skabelon, som I efterfølgende kan anvende, når I opretter nye forløb/projekter.
Du åbner skabelonsfunktionen sådan her: venstremenuen/skabeloner/opret en ny skabelon
Så åbner skabelonsfunktionen med tre faner:
Basis
Lukkedage
Indhold
Udfyldelse af Basisfanen
1. Giv skabelonen en titel
2. Vælg hvem der skal anvende skabelonen (Personlig/Team/Global)
Vælg Personlig, hvis du som admin/superbruger lige vil vente med at frigive skabelonen
Vælg Team(et eller flere), hvis kun udvalgte teams skal kunne anvende skabelonen
Vælg Global, hvis alle i organisationen skal kunne anvende skabelonen
3. Vælg forløbstype skabelonen skal tilknyttes
I kan have flere forløbstyper i organisationen; fx udviklingsprojekter, kundeprojekter og HR-processen
4. Vælg datotyper
Skabelonen fungerer kun, hvis der er valgt en datotype som startdato og en datotype som slutdato
Startdato og slutdato er default valgt for jer. KUN hvis I har andre datotyper at vælge mellem, kan du ændre disse.
5. Vælg estimattype
Timer er default valgt for jer. KUN relevant at ændre, hvis I specifikt ønsker noget andet.
6. Vælg opgavetype
“Opgave” er default valgt for jer. KUN relevant at ændre, hvis I specifikt ønsker noget andet.
7. Tilknyt automatisk fast ansvarlig på milepæle og opgaver
Relevant hvis I ønsker, at den der fremover opretter konkret forløb, automatisk skal være ansvarlig på alle milepæle og opgaver.
8. Tilføj noter
Relevant hvis forløbene automatisk skal fødes med en note – Fx har vi en kunde, der skriver i noten: “Husk at journalisere…”
Udfyldelse af Lukkedage-fanen
Du kan sætte skabelonen til at beregne frister, så alle nye forløb automatisk fødes med frister for milepæle og opgaver. Derfor skal du i denne fane angive, hvordan lukkedage skal indgå i beregningen.
1. Vælg de dage som en frist ikke må lande på
Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med påsken så klik på påskedagene – så er de blevet til lukkedage, og fristen fremskydes til onsdag inden påske
Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med en weekend så klik på Weekender, og fristen fremskydes til fredag
Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med efterårsferien så definer en Periode
Udfyldelse af Indhold-fanen
Øverst ser du en tidslinje. Den er tom, men i takt med at du definerer faser, milepæle og opgaver – og frister for disse – bliver disse vist på tidslinjen. Default er forløbets varighed – og dermed tidslinjen – sat til 30 dage. Det kan du selv ændre.
1. Opret første milepæl
Giv titel
Tryk Tilføj fristregler
Tilknyt frist til milepælen – fx 10 dage
Vælg fristlogikken – fx dage efter startdato
Tilføj milepælen til en fase – muligt, hvis du i forvejen har defineret faser (admin/superbruger kan gøre dette i administratorpanelet)
Vi anbefaler, at du med det samme opretter flere milepæle, inden du begynder at tilknytte opgaver.
2. Opret første opgave
Marker Opgaver i boksen yderst til venstre
Tryk på + ved den milepæl opgaven skal tilknyttes
Giv titel
Vælg frist + fristlogik
Tilføj estimeret tid – altså hvad er normtiden for opgaven, hvis relevant
Tilknyt medarbejder(e) – hvis det altid er samme person(er), der udfører opgaven
Tilføj note – fx “Husk at …”
Tilføj Link
Herefter kan du tilføje flere milepæle og opgaver
3. Definer statusregler for milepæle
Marker Statusregler i boksen yderst til venstre
Vælg om du vil oprette statusreglerne på tværs af alle milepæle eller pr milepæl
4. Juster rækkefølgen på milepælene og opgaverne
Når I har opbygget skabelonen, kan det være relevant at ændre på rækkefølgen af milepæle og tilhørende opgaver. Det gør du ved at trykke i boksen yderst til venstre. Herefter kan du rykke milepæle og opgaver op og ned.