Hvordan opretter jeg en ny skabelon til et projekt, forløb, standardproces?

Mange er begejstret for skabelonsfunktionen i Klartboard. En skabelon er et standardforløb eller en standardsproces med givne milepæle, opgaver, frister, etc – og skabeloner kan I den grad medvirke til at fastholde jeres ensartede processer og standarder samt lette jeres arbejde.

 

Du kan her se, hvordan du opbygger en ny skabelon, som I efterfølgende kan anvende, når I opretter nye forløb/projekter.

Du åbner skabelonsfunktionen sådan her: venstremenuen/skabeloner/opret en ny skabelon

Så åbner skabelonsfunktionen med tre faner:

  1. Basis
  2. Lukkedage
  3. Indhold

Udfyldelse af Basisfanen

1. Giv skabelonen en titel

2. Vælg hvem der skal anvende skabelonen (Personlig/Team/Global)

    • Vælg Personlig, hvis du som admin/superbruger lige vil vente med at frigive skabelonen
    • Vælg Team(et eller flere), hvis kun udvalgte teams skal kunne anvende skabelonen
    • Vælg Global, hvis alle i organisationen skal kunne anvende skabelonen

3. Vælg forløbstype skabelonen skal tilknyttes

    • I kan have flere forløbstyper i organisationen; fx udviklingsprojekter, kundeprojekter og HR-processen

4. Vælg datotyper

    • Skabelonen fungerer kun, hvis der er valgt en datotype som startdato og en datotype som slutdato
    • Startdato og slutdato er default valgt for jer. KUN hvis I har andre datotyper at vælge mellem, kan du ændre disse. 

5. Vælg estimattype

    • Timer er default valgt for jer. KUN relevant at ændre, hvis I specifikt ønsker noget andet.

6. Vælg opgavetype

    • “Opgave” er default valgt for jer. KUN relevant at ændre, hvis I specifikt ønsker noget andet.

7. Tilknyt automatisk fast ansvarlig på milepæle og opgaver

    • Relevant hvis I ønsker, at den der fremover opretter konkret forløb, automatisk skal være ansvarlig på alle milepæle og opgaver.

8. Tilføj noter

    • Relevant hvis forløbene automatisk skal fødes med en note – Fx har vi en kunde, der skriver i noten: “Husk at journalisere…”

Udfyldelse af Lukkedage-fanen

Du kan sætte skabelonen til at beregne frister, så alle nye forløb automatisk fødes med frister for milepæle og opgaver. Derfor skal du i denne fane angive, hvordan lukkedage skal indgå i beregningen.

1. Vælg de dage som en frist ikke må lande på

    • Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med påsken så klik på påskedagene – så er de blevet til lukkedage, og fristen fremskydes til onsdag inden påske
    • Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med en weekend så klik på Weekender, og fristen fremskydes til fredag
    • Hvis I fx vil undgå, at en frist falder sammen med efterårsferien så definer en Periode

Udfyldelse af Indhold-fanen

Øverst ser du en tidslinje. Den er tom, men i takt med at du definerer faser, milepæle og opgaver – og frister for disse – bliver disse vist på tidslinjen. Default er forløbets varighed – og dermed tidslinjen – sat til 30 dage. Det kan du selv ændre.

1. Opret første milepæl

    • Giv titel
    • Tryk Tilføj fristregler
      • Tilknyt frist til milepælen – fx 10 dage
      • Vælg fristlogikken – fx dage efter startdato
      • Tilføj milepælen til en fase – muligt, hvis du i forvejen har defineret faser (admin/superbruger kan gøre dette i administratorpanelet)

Vi anbefaler, at du med det samme opretter flere milepæle, inden du begynder at tilknytte opgaver.

2. Opret første opgave

    • Marker Opgaver i boksen yderst til venstre
    • Tryk på + ved den milepæl opgaven skal tilknyttes
    • Giv titel
    • Vælg frist + fristlogik
    • Tilføj estimeret tid – altså hvad er normtiden for opgaven, hvis relevant
    • Tilknyt medarbejder(e) – hvis det altid er samme person(er), der udfører opgaven
    • Tilføj note – fx “Husk at …”
    • Tilføj Link

Herefter kan du tilføje flere milepæle og opgaver

3. Definer statusregler for milepæle

    • Marker Statusregler i boksen yderst til venstre
    • Vælg om du vil oprette statusreglerne på tværs af alle milepæle eller pr milepæl

4. Juster rækkefølgen på milepælene og opgaverne

    • Når I har opbygget skabelonen, kan det være relevant at ændre på rækkefølgen af milepæle og tilhørende opgaver. Det gør du ved at trykke i boksen yderst til venstre. Herefter kan du rykke milepæle og opgaver op og ned. 

Genveje
Andre artikler
Velkommen til Teamets Plan
Velkommen til tavlemøder med flow, fokus og lethed
Udlæs data fra Klartboard til Excel
Gendan slettede forløb eller projekter
Velkommen til Forløbstavlen / Projekttavlen
Brug af ikke-fordelte opgaver
Velkommen til Kanbantavlen
Hvordan opretter jeg en ny skabelon til et projekt, forløb, standardproces?
Hvordan opretter jeg nye tavler
Når vi er flere deltagere på samme opgave