Hvordan får vi gode tavlemøder, når mødet er virtuelt?

Det virtuelle tavlemøde med Klartboard kan blive rigtig godt og lige så værdifuldt, som de fysiske tavlemøder. Især når vi er bevidste om de basale forskelle på at være i det fysiske henholdsvis det virtuelle rum – og handler derefter.

Denne artikel er især skrevet til jer, der har ansvar for at lede tavlemøderne.

Det du savner i det virtuelle møde

De fleste af os kender det. Du træder ind i mødelokalet som du plejer og Annes stille blik, Prebens der kigger væk, chefens godmorgen, de kortslagte arme over i hjørnet og Martins entusiasme helt fremme i stolen – ja det hele giver dig en ret fin fornemmelse af stemningen.

Mange af os kender også. Du kobler på Skype. Klikker desperat på ”download opdatering”, og får ved et lykketræf trykket dig ind i det rigtige møde. Stilhed indtil mødestart. Gennemgang af 13 slides. Spørgsmål. Og svar der aldrig bliver til dialog og samtale. Slut. Sluk.

Hvad sker der!

Det er der heldigvis nogen der ved.

”Det virtuelle møde ER mere anstrengende for din hjerne og din underbevidsthed, selv når teknikken spiller, og både lyd og billede går klart igennem. 

Du mangler simpelthen de ubevidste følelsesmæssige signaler, som du til fysiske møder let og ubesværet opfanger og på et splitsekund reagerer på. 

Når du faciliterer et videomøde, scanner din hjerne desperat efter feedback på det, du siger og gør. 

Du leder helt ubevidst efter tegn på, hvad der sker i det sociale rum på mødet – tegn, som ikke findes på samme måde i det virtuelle rum.”

Facilitering af onlinemøder (2020)

Mette Ullersted og Katrine Kent, Playmakers

3 gode råd der kan løfte det virtuelle tavlemøde

Dine sociale kompetencer er sat delvist ud af spillet, når I mødes til det virtuelle tavlemøde. Men fortvivl ikke, der er noget du kan gøre. Især tre råd er nyttige.

1. Råd: Tag guiderollen på dig og peg

• Peg løbende med musen på det, du som tavlefører taler om. Musen er din pegefinger, der fastholder deltagernes blik.
• Tag guide-rollen på dig. Fortæl hvor I er på tavlen, og fortæl når I skal videre til næste punkt – en ny kolonne, et nyt felt.

2. Råd: Stil meget konkrete spørgsmål

• Undgå de åbne spørgsmål a la: ”Hvad tænker I?”, ”Er der nogen der har lyst til at melde ind?”. Barriererne for at deltagerne melder ind på sådanne spørgsmål er for store. Det er svært at fornemmer de andre, og det letteste er ofte at holde sig tilbage.
• Stil I stedet for konkrete spørgsmål a la: ”Vi skal have to personer på klagesagerne mandag. Er det dig Karen og dig Steen?”, eller ”Du har sat din uge i rød Kasper. Hvad kan vi gøre for at din uge kommer i grøn?” 

3. Råd: Lad tavlen tale – ajourfør undervejs

• Klartboard er designet til let og aktiv brug under tavlemødet. Det kan du med stor fordel udnytte i det virtuelle rum.

• Med et enkelt klik kan du skifte statusfarve, ændre i værdier eller tildele opgaver – og selvfølgeligt kan du drag’n droppe opgaver mellem medarbejdere.
• Så overvej hvordan du bedst udnytter disse fordele, så tavlen ”taler med” undervejs, fastholder beslutningerne, og i det hele taget bliver et aktivt rum.
• Et fif: Er I undervejs ved at drøfte en aftale, så åbn aftalefeltet og begynd at skrive et bud på aftalen; eller drøfter i muligheden for at flytte en opgave til en anden medarbejder, så tag fat i opgaven og træk den hen til den nye medarbejder. I begge tilfælde skaber du visuel bevægelse i tavlen og understreger hvad det er, I er ved at drøfte.