Driftsmodeller og styring

Balance i driftsmodellen danner grundlag for driftsstyring, der giver stabilitet og mindsker stress

En driftsmodel er samlebetegnelsen for den sammenhæng af processer, redskaber og standarder, der udgør fundamentet for, at organisationen kan levere på kerneopgaven – effektivt, stabilt og uden stress.

Driftsmodel og driftsstyring

Fundamentet i Jeres driftsmodel ”fortæller”:

  • Hvordan I har organiseret jer op imod kundens konkrete indgang i form af fx et opkald, en mail, en ansøgning, en sag, en opgave eller et projekt
  • Hvordan I i et flow leverer til kunden
  • Hvordan I med data og mål styrer og følger med
  • Hvordan I med standarder sikrer kvalitet i styring, processer og leverancer
  • Hvordan I med fordeling af roller og ansvar fordeler arbejdet

Når driftsmodel og driftsstyring ikke fungerer

Rigtig mange organisationer har problemer i teams og afdelinger, fordi driftsmodellen ikke fungerer.

  • Det kan være i medlemsrådgivningen, hvor fordelingen af telefoner og de ”hurtige mails” bliver en daglig (magt-) kamp, fordi alle også vil have tid til de ”fine og tunge” sager. Det bliver vi jo også målt på.
  • Det kan være i klagenævnet, hvor sagsfordelingen er låst med den hellige fordelingsnøgle, så vi blindt tildeler den overbelastede medarbejder flere sager – mens andre er ved at løbe tør.
  • Det kan være i styrelsen, der ønsker ”borgeren i centrum”, men først åbner sagen efter 21 dage – fordi kpi’en siger 21 dage
  • Det kan være i forvaltningen, hvor servicen og afgørelserne varierer så meget fra medarbejder til medarbejder, at borgerne ville få et chok, hvis de fik indsigt heri.

Mange forsøger, men gør det ikke professionelt

Det er ofte nyt at se på egen organisation som en driftsmodel. Mange organisationer, ledere og medarbejdere har ikke en tilstrækkelig professionel tilgang til at få etableret og vedligeholdt den helhed en driftsmodel udgør. De viser det ikke nok opmærksomhed. Og stort set ingen har modtaget formel kompetenceudvikling i driftsstyring og -ledelse.

Samtidigt forsøger de fleste ledere og medarbejdere hver eneste dag at få driftsmodellen til at fungere – så vi kan levere på kerneopgaven.

En driftsmodel i ubalance er en af de helt primære kilder til stress, dårlig stemning, frustration og en oplevelse af at arbejde et sted, hvor tingene kører uprofessionelt.

Det vi kan hjælpe med

I Klart hjælper vi med at få driftsmodeller til at virke. At få driftsmodellen bragt i balance, så:

  • Organisationen er indrettet på kunden og opgaven
  • Organisationen styrer kunden gennem et effektivt flow
  • Kpi’erne fremmer konkret adfærd, der maksimerer kundeværdien
  • Standarder fastholder en passende ensartethed
  • Alle kender deres roller og ansvar

Det handler typisk om at få driftsstyring på plads ift at få:

  1. Etableret, de konkrete redskaber i form af vagtplaner, tavler, reoler, fordelingsprincipper, synlige standarder og rollebeskrivelser
  2. Suppleret med mere adfærds- og værdiorienterede spilleregler ”sådan gør vi i teamet”
  3. Få introduceret og trænet i redskaber og ny adfærd
  4. Få fulgt op hurtigt, tæt og løbende, fordi driftsmodellen skal – og let kan – justeres i takt med at vi prøver af og bliver klogere.

Se video
Afspil video
Læs også
LEAN og procesoptimering - 7 gode råd, der gør en forskel
Hvorfor tavlestyring er den direkte vej til reduceret kompleksitet
Viljestyrke, tavler og driftsledelse
Andre artikler
Det følger med i alle ledelsesjobs - men tager du driftsledelsesrollen på dig
Tre (simple) skridt til gode tavlemøder
Kend jeres styringsudfordringer
Velkommen til Teamets Plan
Driftsmodeller og styring
LEAN og procesoptimering - 7 gode råd, der gør en forskel
Velkommen til tavlemøder med flow, fokus og lethed
Tavlemøder og dialog – vejen til effektiv drift er brolagt med gode samtaler
Hvordan får vi gode tavlemøder, når mødet er virtuelt?
Nu er det bare blevet klart - Interview med en medarbejder