Tavlemøder og nudging - to sider af samme sag

Hvordan tavlemøder hjælper Jytte fra Marketing med at få løst sine opgaver, inden hun går for i dag

Lotte Lyng og Jacob Ørum, Klart

Adfærdsdesign – eller nudging – er populært. Det er helt velfortjent da nudging har vist sig super effektivt til at ændre adfærd hos mennesker – lige fra at få tissende mænd til at ramme centrum af kummen, til at få medarbejdere til at følge vigtige sikkerhedsprocedurer.

Efter læsning af Morten Münster kloge og morsomme bog ”Jytte fra marketing er desværre gået for i dag” står det klart, at tavlestyring er et eksempel på nudging. Bogen bidrager til at forstå, hvorfor tavlestyring virker! Denne artikel er i vidt omfang baseret på den viden og de beretninger fra den virkelige verden, der er gengivet i Morten Münsters velskrevne bog.

Nudging tager udgangspunkt i, at det sjældent er mangel på viden og vilje, der er årsag til at mennesker ikke altid gør det ’rigtige’ – det er i langt højere grad et spørgsmål om begrænset mental ’båndbredde’ hos os mennesker. Vi ved eksempelvis godt, at motion er sundt, og vi vil også gerne, men får det alligevel ikke altid gjort. Her er nudging det ’kærlige puf’, der skubber adfærden i den rigtige retning…fx ved at gøre det nemt at motionere og få skabt de gode vaner osv.

Den ’irrationelle’ adfærd hos mennesker kan forklares med, at vi har to mentale systemer til rådighed, når vi træffer valg. System 1 træffer hurtige, automatiserede og intuitive valg, mens system 2 anvendes til langsommere velovervejede og bevidste valg.

En anden vinkel på ’system 2-energi’ kan findes i forskningen om viljestyrke – læs videre her…

Populært sagt har vi en begrænset mængde system 2-energi til rådighed – og dette begrænser vores mentale båndbredde til at træffe de lidt ’sværere’ eller komplekse valg. Med nudging designer vi løsninger og systemer, der enten fungerer på system 1 energi, eller som sparer på den begrænsede system 2 energi. Vi gør det lettere at træffe det ’rigtige’ valg.

I mange organisationer er hverdagen kendetegnet ved højt arbejdspres, mange opgaver, tværgående projekter, KPI’er, strategier og mål, der skal leveres på. Det kræver enorme mængder system 2 energi at prioritere og navigere i en kompleks hverdag og resultat bliver derfor ofte, at vi sjat-tisser i for mange forskellige opgaver, vi løser hasteopgaver fremfor kerneopgaver eller vi bliver handlingslammede og får ikke løst det rigtige.  

Tavlestyringen indeholder en række elementer der hjælper med at ’nudge’ vores arbejdsadfærd i den rigtige retning. Overordnet set handler det om, at tavlestyring skaber overblik over ressourcer og opgaver samt tydeliggør plan og prioritering – og det gør det lettere for den enkelte at komme i gang med at løse de rigtige opgaver, fordi det ’rigtige’ valg ikke længere kræver overvældende system 2 energi…

Konkret kan man fremhæve fire elementer ved tavlestyring, som skubber vores adfærd i den rigtige retning:

• Opgaver bliver konkrete på tavlen. Det kræver langt mindre system 2 energi at gå i gang med en konkret opgave, end at skulle omsætte en mere uklar vision eller en strategisk målsætning til handlinge. Tavlen gør det let at vælge den næste opgave – og lethed trumfer motivation. Når opgaver bliver konkrete, bliver det også nemmere at se fremdrift i arbejdet, og forskningen viser, at den vigtigste faktor for ’inner work life’, som dækker over produktivitet, motivation og arbejdsglæde, er fremdrift. Når opgaver bliver tydelige og konkrete sætter vi således gang i en god spiral, hvor opgaveløsningen motiverer til at løse flere opgaver.

• Projekter og opgaver skal brydes ned og planlægges, når de skal op på tavlen – og når vi mentalt har arbejdet en plan igennem, så stiger sandsynligheden simpelthen for, at vi kommer i mål. Forklaringen er, at vi internaliserer motivationen – vi tager ejerskab – samt at vi gør det let, at få løst de konkrete opgaver, når den berømte elefant allerede er skåret op i mindre mundrette bidder, hvor vi løbende kan se fremdrift.

• Tavlen fastholder overblik over den samlede opgaveportefølje  – både kerneopgaven og ad hoc – og modvirker dermed, at kerneopgaven ubevidst nedprioriteres til fordel for hastende ad hoc opgaver. Når vi arbejder under pres, opstår der naturligt et tunnelsyn til fordel for akut hastende opgaver. Det var meget praktisk for stenaldermanden med en sabeltiger i hælene – men det er også med til at fjerne opmærksomheden fra de vigtige langsigtede opgaver, som ofte også udgør kerneopgaven. Vi gør ledere og teams i stand til at prioritere bedre, ved at få overblik.

• Tavlen viser både ressourcer og planlagte opgaver, og giver dermed et kærkomment realitetstjek på sammenhængen i vores plan. Forskningen viser, at vi helt konsekvent overvurderer egen evne til at levere, og vi har derfor brug for at få udfordret vores tidsoptimisme. Alternativt ender vi med at planlægge for mange opgaver, og dermed kun nå halvt i mål med det halve. Tavler hjælper os med at prioritere og øve os i at lægge mere realistiske planer.

• Gode tavlemøder er handlingsorienterede. Vi styrer på det vigtige og har fokus på ’sten på vejen’, og hvordan vi kommer videre med opgaver der bøvler. Det er en slags ’barriere-analyse’ light, hvor team og leder i fællesskab finder ud af, hvordan vi overkommer barrierer i opgaveløsningen – så vi kan komme videre fra ’vil’ til ’gør’. For de fleste ’vil’ gerne løse en opgave godt og effektivt, men kan sommetider ikke selv overskue barriererne for at ’gøre’ det. På tavlemødet fjerner vi barrierer, og gør det lettere at løse de opgaver der bøvler.

Ovenstående har peget på fire konkrete elementer i tavlestyring, der ’nudger’ os til effektiv opgaveløsning. Men herudover har det faste strukturerede tavlemøde i sig selv en stærk nudging-effekt.

Tavlemødet er den gode vane, der hjælper os med at fastholde den ’ønskede’ adfærd – altså effektiv opgaveløsning. Tavlemødet fungerer som et såkaldt ’vane-loop’, der består af et stikord, det tilbagevendende tavlemøde, en rutine, hvor vi planlægger, handler og følger op, og endelig en belønning, hvor vi får hjælp til stenene på vejen, feedback og trækker vejret helt ned i maven. Vane-loopet har vist sig effektiv, til at fastholde en god vane, fordi stikordet minder os om at sætte vanen i gang, herefter udfører vi rutinen og afslutningsvist får vi belønningen, der fortæller hjernen, at øvelsen er værd at gentage.

Med ’nudging-linsen’ for øjet er effektiv opgaveløsning, en adfærd vi kan understøtte med godt adfærdsdesign i form af tavlestyring og gode tavlemøder. Den forskning, der ligger til grund for nudging kaster ydermere lys over, hvorfor det virker, og det kan inspirere os som driftsledere til at sætte rette ramme og fokus for dialogen på tavlemødet.

Inviter os gerne til at give feedback på jeres næste tavlemøde. Vi hjælper teams og organisationer med at skærpe deres tavlemøder og skrue op for handlingerne og til at komme godt i gang med at holde gode tavlemøder. Feedback på tavlemødet er en kort vej til at løfte styring og udbytte til nye niveauer.

Hvis du er nysgerrig på, hvordan digitale tavler kan ’nudge’ adfærden i den rigtige retning på tværs af hierarki eller forskellige fysiske lokationer, så viser vi jer gerne mulighederne.

Perspektiverne er interessante! For at styre skal vi kunne se…og så kan Jytte fra marketing fint gå hjem for i dag, for hendes vigtigste opgaver er løst!