Brug af spilleregler i teamet

Spillereglerne er med til at bygge bro mellem Klartboard som system og god styring og driftsledelse i den praktiske hverdag. Med klare spilleregler kan I tydeliggøre forventningerne til hinanden og udvikle det fælles sprog om styring.

I kan formulere og gemme teamets spilleregler i venstremenuen/teamets rum.

Det er typisk vigtigt at få formuleret spilleregler om: 

  • Hvad mener vi med rød, gul og grøn?
  • Hvem skal gøre hvad før, under og efter tavlemødet?

Pr default vil I finde et forslag til fælles spilleregler første gang I åbner teamets rum.

Når vi i Klart hver dag arbejder med teams og ledere, der skal igang med tavlemøder, har vi ofte en seance, hvor vi netop drøfter de gode spilleregler. Det er med til at skabe et fælles afsæt for at komme godt igang.

Eksempel på spilleregler:

Teamets spilleregler

Inden tavlemødet

  1. Klartboard skal være ajourført senest (indsæt tidspunkt)
  2. Du skal altid overveje statusfarverne – brug farverne nuanceret, da de giver os vigtige fingerpeg
  3. Sæt en stjerne på dine tre vigtigste opgaver planlagt til kommende uge
  4. Overvej hvad du på tavlemødet kan forslå som handling for at forbedre status fx fra gul til grøn – ”Vi kan komme i grøn, hvis …”
  5. Orienter dig kort i tavlerne, og marker ”hånden oppe” på de opgaver, milepæle, mv, hvor du har spørgsmål eller en bemærkning

Under tavlemødet

Facilitator/chef

  • Stil spørgsmål med fokus på styring – så konkret som muligt
  • Fx Jeg kan se at din uger er i rød – hvad kan vi gøre for at bringe den i grøn?
  • Fx Jeg kan se at milepælsfristen er overskredet – hvad er det konkret, vi venter på, og kan vi løse problemet?
  • Undgå alt for åbne spørgsmål, fordi de typisk giver en ufokuseret opremsning som svar
  • Fx Og hvad med dig Jacob …?
  • Forsøg altid at opsummere/konkludere en dialog med en medarbejder eller om et projekt
  • Fx … så har vi en klar plan for ugen?
  • Fx … så er vi enige om at milepæl x er den vigtigste?

Deltager

  • Gør dine indlæg korte med fokus på at balancere, hvad du fortæller om opgaven/projektets indhold, og så det styringsmæssige – altså status, frister, fremdrift, mv.
  • Er noget i fx gul, så prøv med sætninger som: ”Vi er gul fordi …. og vi kunne komme i grøn, hvis …”. Du behøver ikke fortælle særlig meget om opgaven eller projektets indhold. Hold fokus på, hvad der kan bringe os i grøn.

Hvilke opgaver skal i Klartboard

  • Dem der ikke straks er blevet løst her-og-nu
  • Dem der tager minimum 1 time

Om opgaver og milepæle i projekter

  • Milepæle opdeler projektet i meningsfulde delmål på vej mod at løse/levere det samlede projekt. En milepæl er ikke en opgave i sig selv. Den er et resultat af en eller flere gennemførte opgaver i projektet.
  • Milepælens titel slutter ofte på ”t” – fx analyse gennemført fx ”opdatering lanceret – det er noget vi har opnået
  • Der bør være milepæle med passende tidsmæssige mellemrum, så vi kan se, hvad vi arbejder hen imod indenfor en passende horisont (typisk indenfor få uger)

Om oprettelse

  • Giv en titel, der gør det let at identificere leverancen, fx ”Notat om…”, ”Indstilling til …”, ”Besvarelse af…”
  • Angiv så vidt muligt frister, da det giver en klarere forventningsafstemning
  • Estimer gerne forventet timeforbrug, da det giver en klarere forventningsafstemning – ser vi den samme opgave foran os

Om statusfarver

Grøn = det kører fint

Gul = bump på vejen, der presser fristen, ressourceforbruget, kvaliteten eller motivation og trivsel

Rød = større barriere, der markant vil ændre på leverancetidspunkt, ressourceforbruget, kvaliteten og/eller motivation og trivsel

Genveje
Andre artikler
Det følger med i alle ledelsesjobs - men tager du driftsledelsesrollen på dig
Tre (simple) skridt til gode tavlemøder
Kend jeres styringsudfordringer
Velkommen til Teamets Plan
Driftsmodeller og styring
LEAN og procesoptimering - 7 gode råd, der gør en forskel
Velkommen til tavlemøder med flow, fokus og lethed
Tavlemøder og dialog – vejen til effektiv drift er brolagt med gode samtaler
Hvordan får vi gode tavlemøder, når mødet er virtuelt?
Nu er det bare blevet klart - Interview med en medarbejder