Spillereglerne er med til at bygge bro mellem Klartboard som system og god styring og driftsledelse i den praktiske hverdag. Med klare spilleregler kan I tydeliggøre forventningerne til hinanden og udvikle det fælles sprog om styring.
I kan formulere og gemme teamets spilleregler i venstremenuen/teamets rum.
Det er typisk vigtigt at få formuleret spilleregler om:
Hvad mener vi med rød, gul og grøn?
Hvem skal gøre hvad før, under og efter tavlemødet?
Pr default vil I finde et forslag til fælles spilleregler første gang I åbner teamets rum.
Når vi i Klart hver dag arbejder med teams og ledere, der skal igang med tavlemøder, har vi ofte en seance, hvor vi netop drøfter de gode spilleregler. Det er med til at skabe et fælles afsæt for at komme godt igang.
Eksempel på spilleregler:
Teamets spilleregler
Inden tavlemødet
Klartboard skal være ajourført senest (indsæt tidspunkt)
Du skal altid overveje statusfarverne – brug farverne nuanceret, da de giver os vigtige fingerpeg
Sæt en stjerne på dine tre vigtigste opgaver planlagt til kommende uge
Overvej hvad du på tavlemødet kan forslå som handling for at forbedre status fx fra gul til grøn – ”Vi kan komme i grøn, hvis …”
Orienter dig kort i tavlerne, og marker ”hånden oppe” på de opgaver, milepæle, mv, hvor du har spørgsmål eller en bemærkning
Under tavlemødet
Facilitator/chef
Stil spørgsmål med fokus på styring – så konkret som muligt
Fx Jeg kan se at din uger er i rød – hvad kan vi gøre for at bringe den i grøn?
Fx Jeg kan se at milepælsfristen er overskredet – hvad er det konkret, vi venter på, og kan vi løse problemet?
Undgå alt for åbne spørgsmål, fordi de typisk giver en ufokuseret opremsning som svar
Fx Og hvad med dig Jacob …?
Forsøg altid at opsummere/konkludere en dialog med en medarbejder eller om et projekt
Fx … så har vi en klar plan for ugen?
Fx … så er vi enige om at milepæl x er den vigtigste?
Deltager
Gør dine indlæg korte med fokus på at balancere, hvad du fortæller om opgaven/projektets indhold, og så det styringsmæssige – altså status, frister, fremdrift, mv.
Er noget i fx gul, så prøv med sætninger som: ”Vi er gul fordi …. og vi kunne komme i grøn, hvis …”. Du behøver ikke fortælle særlig meget om opgaven eller projektets indhold. Hold fokus på, hvad der kan bringe os i grøn.
Hvilke opgaver skal i Klartboard
Dem der ikke straks er blevet løst her-og-nu
Dem der tager minimum 1 time
Om opgaver og milepæle i projekter
Milepæle opdeler projektet i meningsfulde delmål på vej mod at løse/levere det samlede projekt. En milepæl er ikke en opgave i sig selv. Den er et resultat af en eller flere gennemførte opgaver i projektet.
Milepælens titel slutter ofte på ”t” – fx analyse gennemført fx ”opdatering lanceret – det er noget vi har opnået
Der bør være milepæle med passende tidsmæssige mellemrum, så vi kan se, hvad vi arbejder hen imod indenfor en passende horisont (typisk indenfor få uger)
Om oprettelse
Giv en titel, der gør det let at identificere leverancen, fx ”Notat om…”, ”Indstilling til …”, ”Besvarelse af…”
Angiv så vidt muligt frister, da det giver en klarere forventningsafstemning
Estimer gerne forventet timeforbrug, da det giver en klarere forventningsafstemning – ser vi den samme opgave foran os
Om statusfarver
Grøn = det kører fint
Gul = bump på vejen, der presser fristen, ressourceforbruget, kvaliteten eller motivation og trivsel
Rød = større barriere, der markant vil ændre på leverancetidspunkt, ressourceforbruget, kvaliteten og/eller motivation og trivsel
