Sagsbehandlingsteams med en større mængde af sager er ofte kendtegnet ved:
- At skulle forholde sig flere bunker, der skal prioriteres mellem
- At skulle bevare overblikket over sager i længere forløb – hvor mange ligger i hvilken fase
- At kapaciteten til at trække sager ikke altid er så gennemskuelig.
- Dels fordi medarbejderne kan have gang i flere uafsluttede sager, hvorfor de ikke kan trække flere nye sager.
- Dels fordi der også skal håndteres andre opgaver og projekter, der konkurrerer om tiden og opmærksomheden.
- Dels fordi der ofte er andre faste opgaver som fx telefoner.
Sagsbehandlingsteamsene vælger typisk en af to mulige tavle-setups i Klartboard:
- I teams med stor volumen af sager, der typisk løses i kortere sagsforløb er Klartboards “Teamtavle med sagsreol” den foretrukne løsning.
- Her kan teamet se sagskategorierne fordelt på sagshylder, så der er fuldt overblik over:
- Antal i bunke
- Heraf sager med sprunget frist
- Mål for ugen eller dagen
- Fordeling af sagsmål pr medarbejder eller blot i teamet
- Det hele opgjort i både antal og timer (ift en timenorm)
- I samme tavle kan teamet samtidigt se, hvilke andre opgaver den enkelte har ved siden af de sager, der skal trækkes fra reolen. På den måde får teamet et godt grundlag for at styre.
- I teams med mange ensartede sager i lidt mere komplekse og længerevarende forløb er Klartboards “Sagsforløbstavle” den foretrukne løsning.
- Her kan teamet se, hvordan sagerne fordeler sig pr fase eller procestrin, så der er fuldt overblik over:
- Hvilke sager ligger i hvilken fase
- Hvor mange ligger der
- Hvad er status på de enkelte sager
- Hvad er fremdrift i tjeklisten pr sag pr fase
